Електронний документообіг сьогодні -це бути  сучасним !

Що таке електронний документообіг

Документообіг є у кожному бізнесі. Це сукупність інформації, яка створюється та циркулює на підприємстві чи поступає ззовні або створюється для надання за межі компанії.

Електронний документообіг також включає зовнішні та внутрішні документи. Відмінність лише в тому, що він передбачає створення електронних документів – документів, інформацію в яких зафіксовано у вигляді електронних даних. Тобто, ключовою ознакою електронного документообігу стає факт створення електронних документів замість паперових з метою накопичення, надання інформації, а також її обміну.

Етапи роботи з електронним документообігом передбачають такі дії з документами:

  • створення;
  • оброблення;
  • відправлення / передавання;
  • одержання /підтвердження факту одержання (при потребі);
  • використання;
  • зберігання;
  • знищення.

Переваги електронного документообігу

Економить час та ресурси

Об’єднує всі інформаційні потоки підприємства: внутрішні, зовнішні, змішані тощо

Спрощує менеджмент

Як перейти на електронний документообіг

Для підприємства перехід на електронний документообіг означає переведення всіх документопотоків в цифрову електронну форму та автоматизацію обробки документів. Компанія має право самостійно розробляти порядок електронного документообігу та обирати програмне забезпечення для його функціонування. Єдиною обов’язковою умовою є дотримання норм діючого законодавства в сфері електронного документообігу.

Щоб почати користуватися електронним документообігом, необхідно зробити п’ять дій:

  • по-перше, розробити та ввести в дію спеціальний документ на підприємстві – інструкцію про електронні документи та електронне діловодство. В ньому обов’язково зафіксувати найменування електронних документів, електронних облікових документів, архівних електронних документів;
  • по-друге, необхідно отримати кваліфікований електронний підпис, який надає юридичної сили електронним документам. Зроблений в Акредитованому центрі сертифікації ключів ЕЦП є універсальним інструментом та може використовуватись для підпису документів у будь-якому сервісі документообігу. Такий цифровий підпис ви можете отримати і в банку.
  • по-третє, обрати та впровадити сервіс з електронного документообігу. Провести навчання співробітників;
  • в-четвертих, повідомити контрагентів та партнерів про перехід на електронний документообіг, укласти з ними договори про згоду щодо електронних договорів та інших документів та використання електронного підпису;
  • і, в-п’ятих, закріпити перехід на електронний документообіг наказом по підприємству з певної дати.

АУДИТОРСЬКИЙ КОНТРОЛЬ УКРАЇНИ вже перейшов на електронний документообіг і радить ВАМ!